Functioneringsgesprek voorbereiden? Hier lees je tips

Een jaarlijks terugkerend -voor de meesten onder ons- spannend gesprek welke je gemoedsrust onder hoogspanning kan zetten en ervoor zorgt dat je de laatste maand van het jaar niet ècht relaxed bent…. totdat dat gesprek achter de rug is. Het eindejaarsgesprek. Toch altijd weer een spannend moment. Maar je kan je functioneringsgesprek voorbereiden, zodat je er een stuk geruster aan begint. Hier lees je tips.

Het functioneringsgesprek: altijd spannend

Voor mij persoonlijk is het al jaren geleden dat zo’n gesprek heeft plaatsgevonden, voor ik ging werken vanuit huis. De laatste jaren van mijn carrière dat ik voor een baas werkte was ik in de situatie dat ik zelf veel eindbeoordelingsgesprekken moest voeren en vastleggen. Altijd een spoedklus op het einde van het jaar. Er zijn maar weinig directieleden en/of managers die hier een gedegen planning op los (kunnen) laten. Maar al te vaak zitten zij in de positie dat ze de eindejaarsgesprekken moeten inplannen naast hun gewone werkzaamheden. Wat ook voor hen leidt tot een ‘stress situatie’. Een stresssituatie met betrekking tot de planning van de gesprekken, maar ook bijvoorbeeld de afronding van de papieren. Niet alleen vervelend als je aan de andere kant van die tafel zit dus. Maar ook managers en leidinggevende moeten zo’n functioneringsgesprek goed voorbereiden.

Dat laatste is vooral omdat het werkzaamheden zijn waar veel managers (en ook directieleden) moeite mee hebben. Het heeft vaak weinig te maken met de skills waar ze voor aangenomen zijn. Een pluim geven in zo’n gesprek is nog niet zo moeilijk, maar het wordt voor veel mensen lastig als ze ook de kritische zaken moeten belichten èn onderbouwen.

Als werknemer is het dan ook erg belangrijk om jezelf goed voor te bereiden. Maar een functioneringsgesprek voorbereiden, hoe doe je dat? Zorg ervoor dat je niet in zo’n gesprek terecht komt waarbij uitlatingen gedaan worden (positief en/of negatief) die niet onderbouwt kunnen worden. En zorg er daarnaast voor dat je zelf ook de nodige ‘research’ gedaan hebt.

Tips waarmee je je functioneringsgesprek kan voorbereiden

• Werk je in een organisatie waar ze met ‘salarisschalen’ werken… zorg er dan voor dat je weet waar je collega’s, die hetzelfde werk doen, binnen vallen.
• Werk je binnen een kleinere organisatie waar salarisschalen nog niet aan de orde zijn? Kijk dan naar jouw daadwerkelijke werkzaamheden van het afgelopen jaar en vergelijk dat met eenzelfde soort functie binnen je eigen of andere organisaties. Weet waar je over praat.
• Hou gedurende het jaar bij welke projecten je goed hebt afgerond en waar je destijds wel/geen pluim voor hebt gehad. Zorg ervoor dat je ten tijde van je gesprek je deze projecten nog (of weer) helder op je netvlies hebt.
• Probeer ervoor te zorgen dat het geen eenzijdig gesprek wordt vanuit je manager of je directeur. Dit is lastig voorbereiden bij een functioneringsgesprek, maar kijk of er een mogelijkheid is om ‘samen’ een gesprek te voeren.
• Sluit je niet af voor negatieve feedback. Zie het als opbouwende kritiek. Ben je het er echt niet mee eens? Geef dat dan aan. Je hoeft geen ja en amen te zeggen in dit gesprek. Wèl is het belangrijk dat ook jouw leidinggevende voelt dat jullie elkaar aanvoelen. Dus begrijp je waar hij vandaan komt? Laat hem dat dan ook vooral weten, en probeer in het gesprek direct samen te kijken naar de mogelijkheden om dit te verbeteren, of maak bijvoorbeeld een afspraak om dit verder te bespreken. Het getuigt van begrip en welwillendheid naar je werkgever toe.
• Is er kritiek op je functioneren waar je nu voor het eerst mee geconfronteerd wordt? Dat zou niet moeten kunnen! Geef aan dat je het prettiger had gevonden als dit van te voren bespreekbaar gemaakt was. Vertel je leidinggevende dat het voor jou belangrijk is om te weten hoe hij over jou en je prestaties denkt, zodat je de kans krijgt om jezelf te ontwikkelen.
• Laat je niet van de wijs brengen en blijf in jezelf geloven.

Extra gesprekken

Heb je last van werkstress en voor het komende jaar meer behoefte aan houvast in je functie? Zorg er dan voor dat je het bespreekbaar maakt om ook tussentijdse functioneringsgesprekken te kunnen voeren met je leidinggevende. Niet iedere werkgever doet dat uit zichzelf, maar het is wel belangrijk. Laat je niet afschepen met een ‘dat doen we nooit’. Je leidinggevende heeft misschien ook geen zin in ieder extra functioneringsgesprek dat hij of zij moet voorbereiden. Geef dan aan dat jij er belang aan hecht en dat je zeker weet dat dat jouw ontwikkeling èn dus ook die van het bedrijf, ten goede komt.

Wij, van MamsatWork, wensen je heel veel succes met (het voorbereiden van) je komende functioneringsgesprek. Laat ons weten of je er tevreden mee was!